招聘|生物多样性与生态系统服务政府间科学政策平台行政助理

近日，“海洋与湿地”小编从生物多样性与生态系统服务政府间科学政策平台（IPBES）官网获悉，IPBES正在招募行政助理（G6），截止日期为2024年7月23日。为推动中国专家以及青年人才积极参与全球生物多样性治理，小编现将有关内容整理，供读者参考。

图源：IPBES

联合国环境规划署（UNEP）是全球环境领域的领先机构，制定全球环境议程，在联合国系统内促进可持续发展环境维度的协调实施，并作为全球环境的权威倡导者发挥作用。

2012年4月成立的生物多样性与生态系统服务政府间科学政策平台（IPBES）拥有140多个成员国，旨在回应各国政府和其他利益相关方加强生物多样性和生态系统服务科学政策界面的需要。

该职位位于联合国环境规划署/IPBES秘书处的波恩工作站。在行政官员/行政主管的总体指导下，该职位协助向IPBES秘书处提供旅行和一般采购方面的行政支持。行政助理将负责以下职责：

1.旅行
• 协调IPBES人员、赞助参与者和专家的旅行，他们在执行任务时需要往返于众多成员国。
• 计算并提出所有此类旅行的应享权利，并将其提交给单位主管审批，例如：机票、超重行李权利、终点站费用、空运权利以及工作人员和随行家属在执行任务期间的每日生活津贴。
• 向工作人员和顾问提供最直接、最经济的路线信息，收集信息、检查资金可用性，并起草旅行计划供执行秘书批准；根据项目经理的预算需求，提供特定行程的票价和旅行时间表信息。
• 联系航空公司预订机票，协商最优惠票价（例如，与旅行社管理层和高级航空公司销售管理人员讨论航班空间、减价机票、团体折扣和减免超重行李费用等问题），机票的发放；讨论差异和问题。
• 计算因改道而未使用的部分机票的剩余价值。
• 计算并确定因偏离原旅行计划而产生的差旅补贴的调整金额。
• 安排旅客提出的变更或取消请求，必要时重新签发机票，并获取相应补偿。
• 必要时转换出发和到达时间，并确定与旅行性质相符的住宿类别。
• 审查并预审经授权的IPBES人员、赞助参与者和专家的公务行程，以确定任务人员提出的公务旅行的航空旅行费用的可报销额度，并确保符合既定的规则、条例和相关指示。
• 在将旅行报销和支持文件提交给会计部门之前，审查文件的完整性、准确性和有效性；确保报销额度符合工作人员规则。将不一致之处退回给行政官员或认证官员进行澄清和可能的更正。审核并处理所有员工和非员工类别的旅行请求和费用报告。
• 对于更为复杂的员工行程，向行政办公室提供更为高效和成本效益的路线建议，并协助他们制定旅行计划，以充分利用提前预订或特殊促销票价带来的好处。
• 审核并准备向第三方和商业实体支付的付款请求，以结算发票。
• 维护所有已处理的旅行授权记录，并记录组织因采用成本节约技术而节省的费用。准备生活津贴名册，相关费用估算，以及与会议相关的差旅费用文件。在IPBES会议期间安排与会者的生活津贴，并准备相关的财务报告。起草与上述职责有关的通讯，维护按时间顺序旅行和其他档案，并提供其他行政服务。
• 检查旅行授权和电报，并在必要时进行纠正。
• 维护与所分配工作相关的统一、高效的纸质和电子文件系统。

2. 采购
• 担任IPBES的采购员，并为低值和高值采购创建采购订单。
• 获取所需的信息/文件，以处理低值采购以外的采购请求。
• 根据采购涉及的需求性质和成本，收集信息以编制招标文件（例如，招标邀请书、建议书请求和报价请求）。

3. 总务管理
• 协助收集和分析数据，以及准备数据报告和演示文稿，以便信息共享、回应查询、知识管理、规划和决策。
• 协助制作图表和更新网页或小册子等信息材料。
• 完成其他相关工作，如分配的任务。

教育要求

高中或同等学历。

职位特定资格

完成CIPS采购培训（至少四级）。拥有在旅行、采购、办公室管理或相关领域的技术或职业证书。在一般办公支持或相关领域接受补充和商业培训。

工作经验

必须具备至少7年（联合国或其他类似国际组织）的旅行管理经验。具有学士学位或以上者，相关工作经验的最低要求可降至5年。必须具备至少3年的采购管理经验。必须具备与企业资源规划（ERP）系统（如SAP系统和Systems Applications and Products（SAP））的使用经验，至少有3年使用SAP ERP系统中与旅行和采购相关的功能的经验。

必须具备使用Microsoft Office（特别是Microsoft Word和Microsoft Excel）的经验。

具备使用旅行预订系统（如Amadeus）的经验。

拥有1年以上数据分析或相关领域的经验。

语言

联合国秘书处的工作语言为英语和法语。该职位要求能够用流利的英语办公。掌握另一门联合国官方语言，掌握德语更佳。

更多内容详见：
https://careers.un.org/jobSearchDescription/236659?language=en
https://www.ipbes.net/vacancies/administrative-assistant-236659

整理：YJ　审核：Sara

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